Страницы

пятница, 5 июня 2015 г.

Нумерация строк в отчете Access

При создании отчетов в Access иногда необходимо нумеровать строки, причем не целиком в отчете, а в пределах групп, и нумерация должна начинаться каждый раз заново. Понятно, что поле-счетчик из таблицы в этом случае не подходит. Но есть простой способ нумерации строк в отчетах.
Вот, допустим, есть такой отчет:


Пронумеруем здесь:
  • специальности
  •  каждой специальности пронумеруем абитуриентов.
Переходим в конструктор отчетов. 
Установим группировку по уровню, перенесем поле «Название» в раздел «Заголовок группы».
Добавим два текстовых поля – перед названием специальности и перед ФИО абитуриента. Назовем соответственно НомерСпец и НомерСтуд.
В свойствах поля НомерСпец на вкладке «Данные» в первой строке (Данные) пишем формулу «=1» (без кавычек). В строке «Сумма с накоплением» выбираем из выпадающего списка «Для всего».


Те же действия проводим с полем НомерСтуд, но сумму с накоплением ставим «Для группы».


Запускаем отчет:


Как работает этот метод.
Если в строке «Данные» стоит число, то программа будет подставлять его как константу во все строки отчета. Но если установлена сумма с накоплением, то число в текущей строке суммируется с числом в предыдущей, и выводится эта сумма. Если «Для всего», то так делается по всему отчету, если для группы, то в начале каждой группы отсчет начинается заново.
Суммировать можно не только единицу, и даже не только постоянные числа-константы. Если это числовое поле, то можно суммировать все значения этого поля во всех строках с нарастающим итогом. Это может пригодиться при составлении финансовых отчетов.